Kurzform: Open Space ist ein anderes Wort für Pause. Owen entdeckte, dass Konferenzteilnehmer das wichtigste in den Pausen lernten, weil sie dort über die Dinge diskutierten, die sie wirklich interessierten.

OpenSpace ist durch eine bestimmte Haltung der Teilnehmenden charakterisiert:

• Jede/r geht dorthin, wo er sich einbringen will und kann (Gesetz der zwei Füsse)
  
• Jede/r ist die richtige Person
• Was immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte
• Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit
• Vorbei ist vorbei

Was ist eine Open Space Konferenz?

Seit einigen Jahren macht ein Interventionsverfahren für Großgruppen aus Amerika von sich reden, genannt Open Space Conference. Es wurde 1986 von Harrison Owen entwickelt. Die englische Bezeichnung "Open Space Technologie" läßt sich nur schwer ins Deutsche übersetzen, weshalb wir den englischen Begriff beibehalten. Sinngemäß ist damit etwa eine "Methode des offenen und allen zugänglichen Raumes" gemeint. Sie lädt dazu ein, mit einer größtmöglichen Anzahl von Beteiligten ein besonders komplexes Thema zu bearbeiten. Bis zu 1000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer kommen zu einem vorher festgelegten Leitthema zusammen. In selbstbestimmten Workshops erarbeiten sie Ideen, Lösungen und Veränderungsvorschläge. Es gibt weder eine Agenda noch eine Rednerliste noch ist vor der Arbeit in den Gruppen abzusehen, welche Ergebnisse entstehen werden.

Sicher ist nur, dass Ergebnisse und Ideen entstehen werden. Und zwar oftmals in überraschender Vielfalt und Qualität. Um die Ideen sprudeln zu lassen, ist Freiwilligkeit oberstes Gebot. Darin liegt ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Open Space Methode. DieTeilnehmer/-innen sind anwesend, weil ihnen wirklich daran gelegen ist, das zentrale Thema zu bearbeiten. Davon profitieren nicht nur die Ergebnisse der Konferenz, sondern die Methode motiviert die Beteiligten gleichzeitig in einem ungeahnten Maße.

Open Space ist eine Methode zur Lösung komplexer Probleme und Aufgabenstellungen. Der Einsatz ist besonders dann zu empfehlen, wenn schnelle Ergebnisse sowie hohe Aktivierung und Motivation der Mitarbeiter/-innen ein Höchstmaß an Priorität besitzen.

Wie läuft eine Open Space Konferenz ab?

Zunächst wird das Leitthema von der Spitze des Unternehmens festgelegt und durch eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Unternehmensleitung und Mitarbeiter/-innen aller betroffenen Abteilungen und Hierarchieebenen weiter präzisiert. Dadurch wird ein Rahmen gesetzt und ein Sog erzeugt, der Betroffene dazu motiviert, den Rahmen während der Konferenz selbst auszufüllen. Die Qualität dieser Vorarbeit entscheidet wesentlich über den Erfolg.

Zu Beginn der Konferenz sind in einem ausreichend großen Raum Stühle in einem oder mehreren konzentrischen Kreisen angeordnet, so dass jeder jeden sehen kann. Tische gibt es keine. An den Wänden des großen Raumes gibt es eine Raum- und Zeittafel, sowie eine Nachrichtentafel. Plakate hängen an den Wänden und ein Tisch mit einem Buffet steht bereit, denn Pausen werden nicht vorgegeben, sondern von den Bedürfnissen jeder einzelnen Person bestimmt. Und obwohl die Konferenz etwa ein bis zweieinhalb Tage dauern soll, gibt es zunächst keine Tagesordnung. Lediglich das Leit- oder Generalthema ist vorgegeben.

Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen werden begrüßt und die Situation und das Leitthema werden vorgestellt. Danach erläutert ein Moderator das weitere Vorgehen: Als erstes muss eine Tagesordnung erstellt werden. Jede Person hat die Gelegenheit, einen Vorschlag für einen Workshop zu machen und auf vorbereiteten Blatt zu vermerken. Dieses Blatt wird an die Raum- und Zeittafel geheftet und damit ist der erste Workshop gegründet. Nach und nach füllt sich diese Tafel und es entsteht eine Tagesordnung mit Themen, die wirklich interessieren.

Danach wird der Marktplatz eröffnet und die Teilnehmenden tragen sich für die Workshops ein, an denen sie besonderes Interesse haben. Jetzt kann in den Workshops gearbeitet werden, wobei sowohl Inhalt als auch Ablauf von der Gruppe selbst bestimmt werden. Freiwilligkeit garantiert, dass nur jene zusammenkommen, denen das Thema "unter den Nägeln brennt". Die Gruppen verteilen sich in den zur Verfügung stehenden Räumen, in Ecken des großen Saales, im Foyer, vielleicht im Garten. Meistens moderiert die Person den Workshop, die ihn einberufen hat. Sie kann die Moderation auch übertragen. Stellt jemand fest, er kann zu dem Thema nichts mehr beitragen, ist er durch das "Gesetz der zwei Füße" aufgefordert, die Gruppe zu verlassen und in eine andere zu gehen oder zu pausieren. Dadurch entsteht eine konzentrierte Lebendigkeit, die durchaus etwas Spielerisches hat und vielfältige Ideen und Lösungen ermöglicht.

Wie werden die Ergebnisse zusammengeführt?

Es gibt keine Präsentationen, was spätestens nach der zehnten Präsentation ermüdend wäre. Parallel zu den Workshops werden Protokolle angefertigt und die Ergebnisse auf der Nachrichtentafel vermerkt, so dass jede Person sich ständig informieren kann, was in den anderen Gruppen diskutiert wurde. Aus den Ergebnisprotokollen wird ein Dokumentationsband erstellt, der noch am Abend des vorletzten Tages für alle Beteiligten fotokopiert wird und am letzten Tag ausliegt. Die Lesephase beginnt. Anschließend werden die Top Ten gewählt. Diese zehn Gruppen, die sich während der Konferenz gebildet haben, können und sollen die Themen umsetzen und werden mit den nötigen Ressourcen ausgestattet.

Unabhängig von den Top Ten Arbeitsgruppen liefert eine Open Space Konferenz immer auch viele kleine Lösungen, die teilweise sofort umgesetzt werden können, ohne dass weitere Unterstützung von Seiten der Unternehmensleitung notwendig ist. Nicht zu unterschätzen ist auch der Zugewinn an Flexibilität und gesteigertem Informationsfluss im Unternehmen, dadurch dass Mitarbeiter/-innen die Chance haben, über Abteilungsgrenzen hinweg intensiv miteinander in Kontakt zu treten.

Vorsicht:
Open Space verändert Ihr Unternehmen!

Open Space steht durchaus für einen Paradigmenwechsel in der Führung:

Richtungen vorgeben, Rahmen setzen, Raum geben und den Mitarbeitern/-innen vertrauen, um ein Höchstmaß an Lernen, Leistung und Zielerreichung zu erlangen. Wenn Sie sich mit diesen Führungszielen identifizieren können, sind Sie der richtige Partner, um Open Space einzusetzen.

Tagungsplan

10.30   11.00 -12.00 13.00-14.00 14.00-14.15 14.15-15.15 15.15-15.30 15.30-16.00

Eröffnung, Einführung mit Gruppenbildung für Dialog in Gruppen I Pause Lunch Dialog in Gruppen II Pause Dialog in Gruppen III Pause Zusammenführung Pause Schlussrunde

Vorstellung der Bilder